Conselho Regional de Psicologia - DF

Conselho Regional de Psicologia - CRP, criado e regulamentado com a aprovação da lei 5.766 em 20 de dezembro de 1971, é uma autarquia pública federal, que tem por finalidade a orientação e fiscalização do exercício profissional. Hoje, abrangendo toda a região do Distrito Federal, a entidade é destinada a orientar, disciplinar o exercício da profissão de psicólogo e zelar pela observância dos princípios de ética e disciplina de classe.

O Cenário

O acúmulo de papéis gerados pelo CRP-01 é extenso, principalmente em início e fim de semestres, quando são realizados a identificação e o gerenciamento dos registros dos profissionais recém-formados. Para cada profissional registrado, gera-se uma ficha de inscrição contendo todos os seus dados pessoais e documentos comprobatórios.

Com o crescimento dessa massa documental, por vezes a gestão desses processos em meio físico se tornava crítica e dificultosa. Os procedimentos eram inteiramente manuais, dificultando o arquivamento e a localização dos documentos, e também acarretando na falta de controle dos dados enviados e recebidos. "Perdíamos tempo para localizar documentos e muitas vezes não os localizávamos", afirma Thiago Morais, diretor administrativo do Conselho Regional de Psicologia. Acrescenta, ainda, que a falta de segurança dos dados dos profissionais e a lentidão no processo de tramitação dos documentos também dificultavam a gestão destes processos.

Apesar de a equipe saber onde os processos eram armazenados fisicamente, localizar os documentos e registros era uma tarefa difícil, pois os documentos eram arquivados sob diferentes critérios, utilizando-se diversas formas de captura descentralizadas. "O arquivamento não seguia uma lógica uniforme para todos os setores. Além disso, o gerenciamento dos documentos estava consumindo tempo, dinheiro desnecessários e impactando pesadamente na produtividade dos empregados.

A Solução

Para minimizar essas dificuldades, a Telemikro propôs ao Conselho a implantação de uma gestão documental, que inclui processo de digitalização, indexação, estruturação e disponibilização eletrônica do acervo. Assim, é possível garantir a preservação do patrimônio e assegurar as informações contidas nestes documentos. Para a execução dos serviços, a Telemikro utilizou o OpenText Alchemy, software de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) capaz de suportar e gerenciar o processo. A ferramenta, além de possuir interface amigável para facilitar a aceitação dos usuários, é ideal para entidades que desejam realizar captura, processamento, armazenamento, compartilhamento, controle de alterações, recuperação, distribuição e preservação de documentos e conteúdos.

Sendo assim, em 29 de junho de 2012, o Conselho Regional de Psicologia 1 Região – DF iniciou este processo, envolvendo todos os seus departamentos (financeiro, atendimento, processos éticos, processos de licitação, e comunicação interna e externa). "A solução proposta pela Telemikro veio em boa hora e ao encontro dos nossos anseios, pois nos ajudou com a guarda digitalizada dos documentos e disponibilidade eletrônica do nosso acervo", diz o diretor administrativo.

Os Resultados

Com o progresso do processo da gestão documental, os funcionários puderam encontrar os registros dos profissionais sem ter que gastar muito tempo procurando documentos em meio físico. Da mesma forma, também foi possível permitir acesso de informações e documentos aos associados de maneira simples e eficaz.

Em menos de um ano de implantação, a solução auxiliou na automação de processos e já apresentou significativa redução dos custos de armazenamento, gestão física de documentos e impressões, dando retorno aos investimentos realizados. "Além de otimizar o tempo que era gasto com a localização de documentos, agora temos a confiabilidade na guarda e no acesso às informações", conclui Thiago Morais, que se mostra bem satisfeito com os serviços prestados.

Como próxima meta, o Conselho pretende definir seu Plano de Classificação dos documentos e inserí-los no sistema para, junto com a tabela de temporalidade, estar apto para fazer a gestão do ciclo de vida dos documentos eletrônicos.