Sete dicas para reduzir os custos com telecom da sua empresa

As telecomunicações são elementos fundamentais para os negócios. Conduz relacionamentos internamente entre empregados, e externamente entre fornecedores e clientes. Local, longa distância, acesso à Internet, conferência e serviços de dados, todos esses são componentes integrantes da rede de comunicação de uma empresa.



As despesas com Telecom geralmente representam o segundo ou o terceiro maior custo das empresas. As organizações devem identificar e executar estratégias para reduzir seus gastos com Telecom, especialmente em uma economia desafiadora.



No intuito de auxiliar as organizações nesta missão, seguem sete maneiras de como reduzir os custos com Telecom da sua empresa:



1) Possuir inventário centralizado e realizar auditorias

A instituição precisa ter um inventário completo do número de linhas e ativos que possui, para assim estar ciente de como estão sendo usados e cobrados. Compreender os detalhes, as características, funções e o uso de todas as linhas e ativos, garante que a empresa seja cobrada de forma mais apropriada.



Além disso, os contratos antigos podem ser atualizados por pacotes de utilização mais vantajosos. É freqüente as empresas pagarem por produtos e serviços que não estão de acordo com as suas atuais demandas.



A realização de auditorias periódicas, incluindo os serviços de Telecom, garante uma visão transparente de que os recursos e investimentos em Telecom estão de acordo com as diretrizes da empresa.



2) Identificar erros de faturamento e oportunidades

O cruzamento de informações entre as faturas recebidas das operadoras de telefonia e os contratos firmados é uma forma eficaz de reduzir custos. Erros de faturamento são extremamente comuns, e muitas vezes negligenciados. As taxas contratadas podem não ser devidamente faturadas, impostos podem ser mal calculados, e serviços cancelados podem continuar sendo cobrados.



A avaliação de um único mês das faturas pode trazer alguma economia pontual, entretanto os erros podem se multiplicar ao longo dos anos. Por isso, é de extrema importância acompanhar periodicamente este processo para se assegurar de que todas as faturas recebidas estão de acordo com o contrato firmado.



3) Otimizar recursos: linhas telefônicas e dispositivos

Muitas empresas poupam dinheiro simplesmente por meio da consolidação de múltiplas linhas de banda estreita em uma linha de maior largura de banda. Os dispositivos de custos mais elevados também podem migrar para os de menor custo. Estes minimizam o desperdício e otimizam o uso.



4) Renegociar contratos para obter melhores ofertas

As operadoras de telecomunicação estão freqüentemente dispostas a renegociar os contratos caso a sua empresa demonstre alguma insatisfação ou precise reduzir custos de imediato. Evidentemente que para isso, irão pedir algo em troca, como um compromisso de longo prazo. Assinando um novo acordo em meio aos seus termos, por um preço menor ou melhoria de serviços, por exemplo, compensa a ampliação dos prazos de fidelidade. Taxas e serviços evoluem e mudam drasticamente a cada ano, por isso é fundamental obter orçamentos competitivos a partir de várias operadoras e compará-los.



5) Empregar novas tecnologias para reduzir custos

As tecnologias emergentes oferecem às empresas uma variedade de opções para reduzir seus custos com telecomunicação de forma significativa. As organizações podem gastar menos utilizando tecnologias mais recentes (WAN, VoIP), e receber um serviço de melhor qualidade. Muitas vezes essa mudança se traduz em economias imediatas.



6) Realizar atesto das faturas telefônicas

Solicitar que os usuários dos ativos de telefonia (fixa e móvel) realizem a conferência das faturas telefônicas, analisando e classificando as ligações e serviços cobrados pelas operadoras de telecomunicações.



Estudos realizados pelos maiores institutos de pesquisa estimam que a co-responsabilidade entre usuários de ativos de telefonia e o gestor do contrato proporcione uma redução em torno de 20% com o gasto total dos recursos de Telecomunicações, pela redução nos valores das contas individuais, em virtude da conscientização por parte dos usuários dos valores e uso envolvidos nas suas despesas.



7) Identificar maneiras de ganhar descontos e abatimentos

Uma das melhores maneiras de uma empresa economizar em despesas de telecomunicações é encontrar parceiros ou fornecedores capazes de sugerir taxas mais competitivas sobre os serviços, além de descontos adicionais e/ou abatimentos.



Estes parceiros têm como finalidade identificar soluções que beneficiam os seus clientes a partir das necessidades e perspectivas de custos. Desta forma, o cliente não só recebe as taxas mais competitivas e soluções personalizadas, mas também recebem um desconto mensal em seus gastos com telecomunicações.



*Ricardo de Figueiredo Caldas - Engenheiro e Mestre em Engenharia Elétrica pela UnB e presidente da Telemikro - fornecedora de soluções e serviços para Gestão de Telecom.

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