A gestão das informações, ou ECM (Enterprise Content Management), envolve qualquer estratégia e tecnologia utilizada para gerir a captura, armazenamento, segurança, controle de alterações, recuperação, distribuição, preservação e destruição de documentos e conteúdos. Ou seja, ECM relaciona-se com os conteúdos importados para uma organização, ou gerados dentro desta no decurso de seu funcionamento.
| Cenário |
- Perda ou extravio de informações/documentos;
- Tempo despendido para recuperação de informações;
- Dificuldade de arquivamento e localização de documentos;
- Falta de controle dos documentos enviados e recebidos;
- Existência de documentos com versões diferentes;
- Falta de segurança das informações (sigilo);
- Lentidão no processo de tramitação dos documentos;
- Dificuldade de conservação dos documentos;
- Utilização de diversas máquinas de fax descentralizadas;
- Alto custo operacional com papéis, linhas telefônicas, etc.
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| Vantagens |
- Redução de custos de armazenamento e gestão física de documentos
(serviços/empresas de digitalização e guarda de documentos);
- Diminuição no número de impressões e cópias (custos de outsourcing de impressão);
- Redução no tráfego e geração de documentos em papel;
- Liberação de recursos humanos para tarefas mais importantes da organização;
- Automação de processos/procedimentos;
- Informação é protegida contra perdas e danos;
- Diminuição no tempo de resposta a clientes internos e externos;
- Aumenta a confidencialidade dos documentos;
- Solução modular que permite implantação em ambientes de TI virtualizados.
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