Unilever

Unilever Brasil é a subsidiária brasileira do complexo empresarial anglo-holandês Unilever, que emprega em torno de 246 mil pessoas e comercializa inúmeras marcas em 150 países do mundo.



A empresa buscava uma solução de fax corporativa que atendesse à demanda de transmissão de fax/mensagens em 15 países onde existiam representações. Com um grande volume de remessa de fax e em função das máquinas manuais, a entrega de documentos imporatntes era lenta. Observava-se também uso demasiado de papel, causando aumento de gastos com material e dificuldades no gerenciamento e organização de mensagens recebidas/emitidas. Além disso, os servidores manuais não garantiam qualidade e nem confiabilidade de precisão e sucesso na entrega - fatores imprescindíveis para a companhia.



A fim de implantar a solução mais adequada, a Unilever Brasil contratou um serviço de consultoria e obteve instalações de demonstrações de alguns softwares de servidores de fax existentes no mercado. Ao final desses testes, optou pelo RightFax, comercializado pela Telemikro.



A Solução RightFax

O servidor RightFax combina fax, e-mail e tecnologias para web. Os faxes recebidos não precisam ser impressos e podem ser redirecionados para outros destinatários, através do e-mail, eliminando todo processo manual. Além de prover a segurança necessária para que manter a integridade das informações, a solução é capaz de suportar um grande volume de envios e recebimentos de documentos.



A primeira aquisição da solução OpenText RightFax pelo grupo deu-se em setembro de 1998, na unidade de São Paulo. No ano seguinte, a empresa encomendou mais seis RightFax para o Brasil, um para Argentina e outro para o Chile. E, finalizando o projeto, em 2000, um servidor para a Colômbia e um para Trinidad & Tobago.



Resultado

Um dos setores da empresa onde se puderam verificar claramente as vantagens da solução foi o departamento de compras. Com uma média de 10 a 15 mensagens enviadas/recebidas por dia, o RightFax possibilitou organização e gerenciamento mais facilitado e mais eficaz da correspondência via e-mail e fax. Além disso, segundo Rodolfo Vergara, responsável pela área de compras do GIOLA (Global Infrastructure Organization Latin America), a partir da instalação do servidor foi possível reduzir o volume de papel e agilizar o processo de entrega de informação.



A capacidade de integração do RightFax com o sistema Unix, implantado na empresa, facilitou o trabalho dos funcionários. Outras áreas obtiveram benefícios com a aquisição da solução. O Departamento de Marketing, por exemplo, enviava aproximadamente 400 malas-diretas através de máquinas manuais. Hoje, com o sistema de broadcast permitido pela ferramenta, o trabalho é concluído em apenas alguns minutos, com um simples click no mouse.



Os gastos com telefonia também caíram desde a implantação do sistema. Para um grupo, cujo maior fluxo de mensagens é para o exterior, a característica de Envio Programado se traduz em uma redução significativa de custos. Esta aplicação permite planejar a transmissão de fax, agendando a entrega de mensagens que não são urgentes para horários de tarifa reduzida.

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